中協法・団体法改正説明会を開催
〜通常総会の招集手続きなどの流れが変わります〜
　会社法整備法による改正(平成18年5月1日施行)及び中協法・団体法改正(平成19年4月1日施行予定)により、組合の通常総会までの流れや組合が行う共済事業や余剰金の運用等が変わることを受け、本会では、2月1日(木)大館市、2月6日(火)秋田市、2月8日(木)横手市において、中協法・団体法改正等に関する説明会を開催しましたが、本誌では、特に重要な「総会手続きフロー」、「総会議事録」、「理事会議事録」について次にご紹介します。

1　平成19年4月1日以後に招集される通常総会の手続きフロー
　一般的な通常総会フローは次の通りです。「決算関係書類及び事業報告書」については、監事の監査を受けた上で理事会の承認を受けなければならないなど、変更点も多いので、手続にご留意が必要です。

1　議案の作成
↓
　組合は、「決算関係書類(財産目録、貸借対照表、損益計算書、剰余金処分案又は損失処理案)」及び「事業報告書」を作成しなければならない(40条(2))。
2　監事への「決算関係書類」「事業報告書」の提出
↓
・組合は、「決算関係書類」「事業報告書」について、監事の監査を受けなければならない(40条(5))。
・監事は、受領した「決算関係書類」「事業報告書」について、監査方法・内容等を記した監査報告を作成し【※1】、理事に対し、「決算関係書類」「事業報告書」の全部を受領した日から4週間経過した日、もしくは理事との合意により定めた日のいずれか遅い日【※2】までに監査報告の内容を通知しなければならない(施行規則91条(1))。
【※1】：監事の監査権限を会計に関するものに限定した組合の監事は、「事業報告書」の監査権限がないことを明らかにした監査報告を作成しなければならない(施行規則90条(2))
【※2】：監査期限は、監事と理事の合意があっても4週間を下回る期限を予め定めることは不可(ただし、監事が4週間以内に通知することは可能)
3　理事会招集通知の発出【※3】
↓
　理事長は、理事会の会日の1週間前【※4】までに、各理事【※5】に対し、理事会招集通知を発出しなければならない(36条の6(6))。
【※3】：理事(監事に業務監査権限を付与している組合は、理事及び監事)全員の同意があれば招集手続の省略可(36条の6(6)において準用する会社法368条(2))
【※4】：短縮可(1週間を下回る期間を定款で定めた場合はその期間(36条の6(6)において準用する会社法368条(1))
【※5】：監事に業務監査権限を付与している組合は、各監事に対しても発出しなければならない(36条の6(6)において準用する会社法368条(1))
4　理事会の開催
↓
　理事会においては、通常総会の開催及び議案の議決をするとともに(49条(2))、監事の監査を受けた「決算関係書類」「事業報告書」の承認を行う(40条(6))。
5 「決算関係書類」「事業報告書」の備置き
↓
　組合は、通常総会の会日の2週間前までに、「決算関係書類」「事業報告書」を主たる事務所に、それらの写しを従たる事務所に備え置き、組合員の閲覧に供する(40条(11))。
6　総会招集通知の発出【※6】・「決算関係書類」「事業報告書」及び「監査報告」の提供
↓
　理事長は、通常総会の会日の10日前【※7】までに組合員に到達するよう、総会招集通知を発出する(49条(1))。総会招集通知には、議案のほか、会議の日時、場所等会議の目的たる事項を示すとともに、理事会の承認を受けた「決算関係書類」「事業報告書」及び「監査報告」を添付し、組合員に提供しなければならない(40条(7))。
【※6】：組合員全員の同意があれば招集手続の省略可(49条(3))(この場合、招集通知発出の際に必要な添付書類も不要)
【※7】：短縮可(これを下回る期間を定款で定めた場合はその期間(49条(1))
7　通常総会の開催

2　総会議事録の作成
　総会の議事については、主務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならないことが明示されました。
　総会の議事録には、次の事項の記載が必要です。
(1) 総会が開催された日時及び場所(従来通り)
(2) 議事の経過の要領及びその結果(従来通り)
(3) 出席した理事又は監査結果を報告した監事の氏名(新規)
(4) 議長の氏名(新規)
(5) 議事録作成に係る職務を行った理事の氏名(新規)

《 総会議事録の一例 》
総　会　議　事　録

1
総会の種類
通常総会
2
招集年月日
平成○○年○○月○○日
3
開催日時及び場所
(1)開催日時
平成○○年○○月○○日　○○時○○分
(2)開催場所
○○ホテル「○○の間」　○○市○○町○○丁目○○番○○号
4
組合員数及びその出席組合員数
(1)組合員数
○○人
(2)出席組合員数
○○人(本人出席○○人、委任状出席○○人、書面議決書を提出した組合員○○人)
5
出席理事の氏名
○○○○、○○○○、○○○○
6
出席監事の氏名
○○○○
7
議長の氏名
○○○○
8
議事録の作成に係る職務を行った理事の氏名
○○○○ 、○○○○、○○○○
9
議事経過の要領及びその結果
(議案別の議決の結果、可決、否決の別及び賛否の議決権数)
第1号議案　
　平成○○年度事業報告書、財産目録、貸借対照表、損益計算書並びに剰余金処分案(又は損失処理案)の承認の件
議長は○○○○に原案を朗読説明させた後、監事○○○○に監査の結果について報告を求めたところ、「監査の結果適正であった」旨の報告があり、これを議場に諮ったところ、満場一致で承認した。
第2号議案　
　平成○○年度事業計画並びに収支予算設定の件
議長は○○○○に原案を朗読説明せしめたところ、満場異議なく原案どおり可決決定した。
第○号議案
　 ○○○○○○○○○○の件
　以上ですべての議案の審議を終了し、午後○時○分に閉会した。
平成○○年○○月○○日
組合名
理　事　　　○　○　○　○　　　印
理　事　　　○　○　○　○　　　印
理　事　　　○　○　○　○　　　印

3　理事会議事録の作成
　理事会の議事についても、主務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならないことが明示されました。
　理事会の議事録には、原則として次の事項の記載が必要です。
(1) 理事会が開催された日時及び場所(従来通り)
(2) 理事会の議事の経過の要領及びその結果(従来通り)
(3) 決議を要する事項について特別の利害関係を有する理事があるときは当該理事の氏名(新規)
(4) 出席した理事、監事の氏名(新規)(※注)
(5) 議長の氏名(新規)

《 理事会議事録の一例 》
第○回理事会議事録

1
招集年月日
平成○○年○○月○○日
2
開催日時及び場所
(1)開催日時
平成○○年○○月○○日　○○時○○分
(2)開催場所
○○ビル○○会議室　○○市○○町○○丁目○○番○○号
3
理事数及び出席理事数
(1)理事数
○○人
(2)出席理事数
○○人
4
出席理事の氏名
○○○○、○○○○、○○○○、○○○○
5
出席監事の氏名(※注：業務監査権有りの場合)
○○○○
6
議長の氏名
○○○○
7
決議事項に特別の利害関係を有する理事の氏名
○○○○
8
議事経過の要領及びその結果(議案別の議決の結果、可決、否決の別及び賛否の議決権数並びに賛成した理事の氏名及び反対した理事の氏名)
第1号議案
　平成○○年度通常総会への提出議案について
議長は、○○に内容を説明させた後、これを議場に諮ったところ、満場異議なく可決決定した。
　以上ですべての議案の審議を終了し、午後○時○分に閉会した。
平成○○年○○月○○日
○○協同組合
理　　事　　　　　○　○　○　○　　　　印
理　　事　　　　　○　○　○　○　　　　印
理　　事　　　　　○　○　○　○　　　　印
理　　事　　　　　○　○　○　○　　　　印

◆全国中央会のホームページ(http://www2.chuokai.or.jp/hotinfo/kaisei_point.pdf)に、改正組合法等の施行に際しての当面の留意点についての記載がありますので併せてご参照下さい。

　不明な内容につきましては、本会までお問い合わせ下さい。
秋田県中小企業団体中央会
本部　Tel.018-863-8701
大館支所　Tel.0186-43-1644
横手支所　Tel.0182-32-0891

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