通常総会の開催手続きと決算関係書類の提出フロー(商工あきた2009-3)

通常総会の開催手続きと決算関係書類の提出フロー

　組合の決算期を迎えるにあたり、通常総会までに組合が行うべき手続きとその後の決算関係書類等の提出についての流れ(フロー)をご紹介します。

[1] 「決算関係書類」「事業報告書」の作成

　「決算関係書類(財産目録、貸借対照表、損益計算書、剰余金処分案又は損失処理案)」及び「事業報告書」を作成します。

[2] 監事への「決算関係書類」「事業報告書」の提出

　作成した「決算関係書類」「事業報告書」を監事に提出し、監事の監査を受けます。

[3] 監事の監査、「監査報告」の作成・通知

　監事は、「決算関係書類」、「事業報告書」を監査し、監査方法・内容等を記した監査報告を作成・通知します。

監事は、理事に対し、「決算関係書類」、「事業報告書」の全部を受領した日から4週間を経過した日、もしくは理事との合意により定めた日のいずれか遅い日までに監査報告の内容を通知しなればいけません。なお、監査期限は、監事と理事の合意があっても4週間を下回る期間を予め定めることはできません。ただし、4週間を下回る日までに監事が理事に監査報告を通知すれば、その時点で監査を受けたこととなります。

[4] 理事会招集通知の発出

　理事長は、理事会の会日の1週間前(※1)までに理事会招集通知を発出します。(監事に業務監査権を付与している組合は、監事にも発出します。)
【※1】これを下回る期間を定款で定めた場合はその期間

[5] 理事会の開催

　理事会では、通常総会の開催及び議案の議決をするとともに、監事の監査を受けた「決算関係書類」、「事業報告書」の承認を行います。

[6] 「決算関係書類」「事業報告書」の備置き

　組合は、通常総会の会日の2週間前までに、「決算関係書類」、「事業報告書」を主たる事務所に、それらの写しを従たる事務所に備え置きます。

[7] 総会招集通知の発出・「決算関係書類」「事業報告書」「監査報告」の提供

　理事長は、通常総会の会日の10日前(※2)までに組合員に到達するよう、総会招集通知を発出します。招集通知には、議案のほか、会議の日時、場所等会議の目的たる事項を示すとともに理事会の承認を受けた「決算関係書類」、「事業報告書」、「監査報告」を添付し、組合員に提供します。
【※2】これを下回る期間を定款で定めた場合はその期間

[8] 通常総会の開催

[9] 代表理事の変更登記

　変更を生じた日から2週間以内に法務局へ変更登記を行います。

[10] 行政庁へ決算関係書類を提出

　通常総会終了の日から2週間以内に、所管行政庁へ決算関係書類を提出しなければなりません。なお、本会を経由して所管行政庁へ提出しますので、本会へ提出をお願いします。

[11] 行政庁へ役員変更届を提出

　役員の氏名又は住所に変更があった日から2週間以内に、所管行政庁へ役員変更届を提出しなければなりません。また、役員重任の場合も提出が必要です。なお、本会を経由して所管行政庁へ提出しますので、本会へ提出をお願いします。

[12] 定款変更認可申請

　総会で定款変更を決議した場合は、総会終了後速やかに所管行政庁へ認可申請を行わなければなりません。なお、定款変更を行う場合は、本会へ事前にご相談下さい。また、定款変更の内容が登記事項である場合は、定款変更認可書の到達後2週間以内に法務局へ登記を行います。

本会では、次の日時に「年度末事務セミナー」を開催します。是非ご出席下さい。

開催日時	3月13日(金)午後1時30分〜4時30分
開催場所	秋田市「ホテルメトロポリタン秋田」
開催内容及び講師	[1]「登記・諸届出事務手続きについて」　講師：本会指導員 [2]「年度末における決算・税務申告のポイント」　講師：前田公認会計士事務所公認会計士前田正人氏
受講料	2,000円(テキスト、資料代)
持参物	電卓並びに筆記用具

【申し込み・お問い合わせ】
本会　工業振興課　Tel.018-863-8701

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